Circolare n. 03/2025

Conservazione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata e obbligo di P.E.C. per gli amministratori di società

Riteniamo utile e importante ribadire alcuni aspetti di grande rilevanza giuridica relativi all’utilizzo dello strumento della P.E.C. (Posta Elettronica Certificata).

In particolare, con riguardo all’archiviazione dei documenti informatici, l’articolo 43 del CAD stabilisce l’obbligo di conservazione in modo permanente con modalità digitali per tutto il tempo prestabilito dalla legge (10 anni).

Di conseguenza, non costituiscono pratiche di archiviazione corrette:

  • il salvataggio delle P.E.C. sul proprio pc/server;
  • la stampa cartacea e l’archiviazione fisica del messaggio.

A partire dal 1° gennaio 2025, con la Legge di bilancio 2025 (Legge 30.12.2024 n. 207, pubblicata sul S.O. della G.U. del 31.12.2024), è stato introdotto l’obbligo per i singoli amministratori di società (sia società di persone che di capitali) di dotarsi di una propria P.E.C.

 

La conservazione dei messaggi P.E.C.

Premessa

Poiché lo strumento della P.E.C. negli ultimi anni ha assunto sempre maggiore diffusione quale

mezzo per inviare e ricevere documenti, contratti e comunicazioni, è evidente la necessità o quanto meno l’opportunità di dotarsi di sistemi di conservazione che assicurino nel tempo la validità legale della documentazione inviata tramite tale modalità.

Ricordiamo che l’obbligo di conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata discende dagli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile che prevedono l’obbligo, per l’imprenditore, di “…conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché  le  copie  delle  lettere,  dei  telegrammi  e  delle  fatture  spedite”  e  dispongono  la   conservazione decennale per “… le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

 

Per approfondimenti sulle novità in materia fiscale e agevolata si invitano i clienti a leggere la circolare dello studio.